Pengertian Pelayanan Sirkulasi Menurut Ahli

Pelayanan Sirkulasi 
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan perpustakaan Perguruan Tinggi. Agar perpustakaan dapat memainkan peranannya dengan baik/berdayaguna dan berhasil maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja, pengelola yang handal. Untuk itu tenaga pengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi perlu dibekali pengetahuan dan ketrampilan mengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi khususnya pada bagian pelayanan sirkulasi. Sebelum mempelajari lebih jauh, kita harus memahami terlebih dahulu apa pengertian, tujuan, dan fungsi utama dari pelayanan sirkulasi.

Pengertian Pelayanan Sirkulasi 
Sirkulasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “circulation” yang berarti peredaran. Layanan sirkulasi adalah salah satu layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1994:100), “Pelayanan sirkulasi adalah bagian terakhir dari automasi perpustakaan, karena sirkulasi menyangkut barbagai kegiatan yang lebih rumit dari pada kegiatan lainnya. Menurut Soeatminah (2000:34), “ Pelayanan sirkulasi kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dlam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka”. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat digunakan oleh pengguna secara maksimal. 

Tujuan Pelayanan Sirkulasi 
Fungsi dari pelayanan sirkulasi menurut Soedibyo (2005:190) adalah sebagai berikut:
1. Melayani pendaftaran anggota.
2. Melayani peminjaman dan pengembalian buku-buku.
3. Menarik denda bagi anggota yang terlambat dalam mengembalikan buku-buku pinjaman.
4. Penagihan buku-buku.
5. Memberikan surat keterangan bebas pinjam.
6. Membuat laporan harian.
7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.

Kegiatan pelayanan sirkulasi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan adalah untuk mengadakan perputaran dan peredaran bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pelayanan ini sangat penting karena berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan.

Tujuan pelayanan sirkulasi menurut Lasa (1994:1) adalah:
1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.
2. Mudah mengetahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, serta kapan koleksi kembali. Dengan demikian apabila koleksi dibutuhkan pengguna lain, akan diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
3. Adanya jaminan pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas sudah ditentukan dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
4. Diperolah data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
5. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian akan segera diketahui.

Fungsi Pelayanan Sirkulasi Menurut Sulistyo-Basuki (1993:257), fungsi pelayanan sirkulasi adalah:
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota dan pengunduran diri dari anggota perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat untuk dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya/surat penagihan.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistika peminjaman.
9. Peminjaman antar perpustakaan. Bila perpustakaan melakukan kerjasama koleksi bahan pustaka dengan perpustakaan lain.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
11. Tugas lain perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman

Menurut Darmono (2001:136), agar fungsi pelayanan sirkulasi dapat tercapai secara maksimal maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:
1. Adanya iklim yang kondusif untuk menciptakan minat baca, gairah membaca, dan kebiasaan membaca.
2. Tersedianya koleksi yang sesuai dengan kebutuhan dan selera pengguna perpustakaan.
3. Perpustakaan diselenggarakan dengan teratur diorganisir secara baik, artinya perpustakaan dikelola dengan baik dan bertumpu pada manajemen penyelenggaraan perpustakaan serta adanya tertib administrasi.
4. Pemakai mengetahui cara-cara pemanfaatan perpustakaan dengan baik, untuk menunjang ini perpustakaan perlu membuat rambu-rambu yang dapat menuntun pemakai untuk menarik dan menemukan informasi di perpustakaan.
5. Adanya pustakawan atau tenaga perpustakaan yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan bidang kepustakawanan yang memadai.

Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi 
Kegiatan kerja pelayanan sirkulasi pada perpustakaan secara umum terdiri dari beberapa bidang kegiatan kerja. Kegiatan kerja tersebut saling berkaitan satu dengan yang lain. Kegiatan ini mencakup beberapa hal:
a. Keanggotaan
b. Peminjaman
c. Pengembalian
d. Perpanjangan
e. Penagihan
f. Pemberian Sanksi
g. Bebas Pinjam

Keanggotaan
Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota perpustakaan, dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mendaftar menjadi anggota. Melalui keanggotaan, pihak perpustakaan akan mengetahui jati diri penggunanya. Dengan melakukan pencatatan keanggotaan juga mempermudah dalam prosedur peminjaman. Sulistyo-Basuki (1991:257) mengatakan bahwa: “Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi formulir keanggotaan, maka dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai dengan kelengkapan lainnya. Kelengkapan keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotokopi tanda pengenal”. Perpustakaan Cabang Fakultas Hukum USU menetapkan keanggotaan berdasarkan Kartu Tanda Mahasiswa yang dimiliki oleh mahasiswa itu sendiri. 2.5.2 Peminjaman Proses peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilakukan pada bagian sirkulasi. Nurhayadi (1982:4) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna meminjam bahan pustaka. Proses peminjaman menggunakan berbagai cara. Ada yang menggunakan buku besar, kartu buku dan sebagainya sesuai dengan kondisi suatu perpustakaannya. Menurut Lasa (1994:3) peminjaman bahan pustaka tidak terlepas dari jangka waktu peminjaman yang juga sangat bervariasi, misalnya:
1. Jangka lama:1 tahun, persemester, persekuartal, perbulan.
2. Jangka menengah: setengah bulan, 10 hari, 1 minggu.
3. jangka pendek: 3 hari, 2 hari, sehari.
4. Jangka waktu singkat: semalam, sesiang, sejam.

Pengembalian 
Pengembalian adalah “Pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pemakai mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya” (Pedoman Pelaksanan Sirkulasi, 1982:12).

Ada dua cara pengembalian bahan pustaka yang biasa dilakukan di perpustakaan, yaitu pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan dengan memasukkannya dari luar ke dalam kotak pengembalian. Jika pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikannya ke meja sirkulasi, maka sesuai dengan buku Pedoman Pelaksanaan Sirkulasi (1982:16), prosedur pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
a. Pemakai datang sendiri ke sub-bagian pelayanan sirkulasi atau diwakili orang lain untuk menyerahkan bahan pustaka yang dipinjamnya ke petugas.
b. Petugas menerima dan memeriksa keutuhannya serta tanggal pengembalian pengembaliannya pada lembaran tanggal.
c. Petugas mengambil kartu buku baru kotak kartu buku atas dasar tanggal kembali yang tertera pada lembaran tanggal.
d. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar nomor anggota yang tertera pada lembaran tanggal dan kartu buku peminjaman.

e. Petugas mengembalikan:
1. Kartu buku pada kantong kartu buku.
2. Kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman.

f. Petugas mengelompokkan bahan pustaka:
1. yang rusak dikembalikan ke rak.
2. yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diusulkan untuk disiangi.

Perpanjangan 
Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan dan kondisi perpustakaan tertentu. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan satu kali saja. Berdasarkan buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (1986: 22), prosedur perpanjangan masa pinjaman adalah sebagai berikut:
  1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan.
  2. Petugas memeriksa formulir penempahan.
  3. Jika tidak ada memesan, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.
  4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan.
Ada juga sarana yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan perpanjangan masa pinjam bahan pustaka adalah sebagi berikut:
  1. Kartu pinjam
  2. Kartu buku
  3. Stempel tanggal
Penagihan 
Para pengguna sering melakukan pelanggaran pengembalian bahan pustaka. Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran, maka perlu diadakan penagihan. Menurut Buku Pedoman Pelaksanaan Sirkulasi, 1982:25, “Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman dilampaui”. Penagihan dapat dilakukan dengan cara mengirimkan surat maupun secara lisan. Pada umumnya perpustakaan melaksanakan kegiatan penagihan dengan cara pengiriman surat. Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan tenggang waktu 7 (tujuh) hari setelah jatuh tempo, setelah itu dikirimkan surat peringatan. Untuk menghindari terjadinya pelanggran terhadap batas waktu pengembalian bahan pustaka, maka penagihan sangat penting untuk dilaksanakan. 

Pemberian Sanksi 
Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar peraturan perpustakaan. Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka manyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Sanksi dapat berupa denda uang, peringatan, penggantian pustaka maupun sanksi akademik. Khususnya bagi penerimaan uang denda dicatat dalam buku denda dan diparaf oleh peminjam yang membayar denda. Jumlah uang denda harus dapat dipertanggung jawabkan, maka perlu dicatat secara baik dan benar serta dilaporkan kepada atasan. Penggunaan uang denda diatur tertulis dan menjadi bagian dari perencanaan perpustakaan. Menurut Noerhayati (1988:102), menyatakan pelanggaran yang dikenai sanksi di perpustakaan adalah:
  1. Buku Rusak.
  2. Buku Kotor.
  3. Buku Hilang
  4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian.
  5. Apabila seseorang terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal kembalinya, maka harus dikenai denda sesuai dengan peraturan denda di perpustakaan.
Bebas Pinjam 
Bebas pinjam adalah salah satu kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi yang berupa pemeriksaan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman buku di perpustakaan. Adapun porsedur pemberian surat keterangan bebas pinjam menurut Trimo (1992:23) adalah sebagi berikut:
  1. Pemakai yang membutuhkan tanda bukti bebas pinjam menyerahkan tanda pengenal.
  2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
  3. Petugas mengambil kartu peminjam berdasrkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
  4. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.
  5. Kartu peminjam yang menunjukkan bahwa pemakai yang tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam”.
  6. Petugas mengisi tanda bukti “bebas pinjam” dengan identitas pemakai rangkap dua.

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Pengertian Pelayanan Sirkulasi Menurut Ahli"

Posting Komentar

Blog ini jauh dari kata sempurna sehingga memerlukan Saran dari Sobat Pembaca