Pengertian Teknik Komunikasi Audit Menurut Ahli

Teknik Komunikasi Audit 
A. TEKNIK WAWANCARA
Pelaksanaan audit memerlukan berbagai bentuk teknik komunikasi audit. Bentuk komunikasi yang akan dibahas dalam modul ini adalah wawancara, presentasi, dan konfirmasi.

Wawancara merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan dengan secara lisan dengan menggunakan metode tanya jawab yang mempunyai tujuan. Selain kegiatan audit seperti observasi, wawancara juga selalu digunakan oleh auditor untuk memeroleh data ataupun fakta yang diperlukan untuk mencapai tujuan. 

Wawancara merupakan alat yang sangat baik untuk memeroleh informasi, pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, masa depan ataupun tanggapan seseorang mengenai sesuatu hal. Wawancara juga berguna untuk menangkap aksi, reaksi seseorang dalam membentuk gerak-gerik dan ekspresi seseorang dalam pembicaraan sewaktu tanya jawab sedang berlangsung. Untuk itu auditor perlu mampu membaca reaksi yang timbul dari auditan sehingga dapat turut membantu pencarian informasi yang akan diperoleh.

Selanjutnya dalam proses wawancara selalu ada 2 (dua) pihak yang masing-masing mempunyai kedudukan yang berlainan, pihak yang satu dalam kedudukan sebagai pencari informasi sedangkan pihak lain dalam kedudukannya sebagai pemberi materi informasi.

Dalam audit, wawancara memiliki fungsi sebagai berikut:
  1. Sebagai metode primer. Apabila wawancara dijadikan satu-satunya alat pengumpul data atau metode utama dalam serangkaian metodepengumpulan data lainnya, maka metode wawancara memiliki ciri sebagai metode primer.
  2. Sebagai metode pelengkap. Apabila wawancara digunakan sebagai alat untuk mencari informasi yang dapat diperoleh dengan cara lain, maka ia akan berfungsi sebagai metode pelengkap.
  3. Sebagai kriterium. Apabila wawancara digunakan orang untuk tujuan mengujikebenaran dan kemantapan suatu yang telah diperoleh dengan cara lain, seperti: observasi, daftar pertanyaan, pengujian, maka ia akan berfungsi sebagai kriterium.
Suasana psikologi antara Pewawancara dan Pihak Pemberi Keterangan perlu diperhatikan. Suasana psikologi dalam wawancara ditandai dengan suasana kerja sama yang baik, penuh persahabatan, ramah tamah, saling menghargai, saling mempercayai, merasa aman, nyaman dan merasa tidak terancam.

Suasana ini penting diciptakan dalam suatu wawancara karena hanya dalam suasana seperti inilah informasi dapat diperoleh secara baik dan sesuai dengan tujuan wawancara. Dalam hal ini, tugas seseorang pewawancara tidak terbatas hanya untuk memeroleh informasi saja, tetapi juga mencari jalan ke arah pembentukan suatu wawancara yang sebaik-baiknya.

Untuk dapat menciptakan suasana psikologi yang konduksif serta memeroleh informasi yang optimal, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam wawancara:
  • Penampilan pewawancara akan menimbulkan kesan baik atau buruknya pihak pewawancara dari pihak yang diwawancarai.
  • Pembicaraan pembukaan yang ramah tamah pada permulaan wawancara.
  • Kemukakan tujuan wawancara dalam bahasa yang mudah dimengerti oleh pihak yang diwawancarai dan kemukakan dengan segala kerendahan hati dan bersahabat.
  • Tariklah minatnya ke arah pokok-pokok persoalan yang akan ditanyakan.
  • Timbulkan suasana yang bebas sehingga pihak yang diwawancarai tidak merasa tertekan, baik oleh pertanyaan yang diajukan maupun oleh suasana wawancara yang berlangsung.
  • Pewawancara tidak boleh memerlihatkan sikap yang tergesa-gesa, sikap kurang menghargai jawaban atau sikap yang kurang percaya.
  • Berikan dorongan kepada pihak yang diwawancarai, yang dapat menimbulkan perasaan bahwa ia adalah orang yang penting dan diperlukan sekali dalam kerjasama serta bantuannya untuk memberikan informasi.
Berikut ini uraian bagaimana melakukan wawancara.
  • Pertanyaan Pembukaan. Pada tahap permulaan dari wawancara hendaknya pertanyaan berkisar pada masalah yang netral dan ringan. Pertanyaan yang to the point dapat mengejutkan pihak yang diwawancarai, begitu pula pertanyaan yang terlalu berat. Hal ini dapat mengakibatkan pihak yang diwawancarai menjadi terkejut dengan sikap menarik diri, melawan atau bahkan menolak. Hal ini tentunya harus dihindari dalam suasana wawancara.
  • Gaya Bicara. Gaya bicara dalam wawancara hendaknya tersusun baik, jangan berbelit-belit.
  • Nada dan Irama. Penggunaan kata-kata yang monoton, tidak ada nadanya dapat menimbulkan suasana yang membosankan dalam wawancara. Nada berfungsi agar orang yang kita wawancarai dalam keadaan “bangun” dan dapat mengisyaratkan bagian mana dari pembicaraan yang penting dan meminta perhatian yang lebih banyak. Selain nada, irama bicara juga dapat membantu dalam kelancaran wawancara. Jangan bicara terlalu lambat ataupun terlalu cepat sehingga kesannya mendapat pertanyaan yang bertubi-tubi yang dapat mengakibatkan pihak yang diwawancarai kurang memiliki kesempatan untuk menyelesaikan suatu jawaban secara lengkap.
  • Sikap Pewawancara. Sikap pewawancara idealnya dapat menimbulkan suasana penuh keakraban, suasana yang bebas dan tidak kaku serta penuh kehangatan. Suasana ini tidak akan diperoleh bilamana:
  • Pewawancara bersikap sebagai seorang polisi yang menginterogasi seorang tertuduh.
  • Pewawancara bersikap sebagai seorang maha guru yang sedang memberikan ceramah.
  • Pewawancara bersikap kurang menghargai, kurang percaya atau berulang-ulang memberikan celaan terhadap jawaban yang kurang ia senangi.
  • Uraian dengan kata-kata sendiri (paraphrase). Peranan pewawancara adalah harus dapat membentuk pihak yang diwawancarai agar dapatmerumuskan keterangannya dalam kata-kata yang lebih tepat dan begitu juga pewawancara terhadap dirinya sendiri. Tetapi hal ini harus dilakukan secara hati-hati, jangan sampai mengubah hitam menjadi putih atau sebaliknya.
  • Mengadakan Penggalian (Probing). Probing adalah penggalian yang lebih mendalam dari suatu wawancara. Hal ini dapat dilihat bilamana pihak yang diwawancarai telah memberikan pernyataan atau jawaban yang cukup jelas, akan tetapi pewawancara ingin mengetahui lebih dalam mengenai jawaban yang telah diberikan.
  • Membuat Catatan. Buatlah catatan dari hasil wawancara yang diperoleh agar mendapatkan data yang seobyektif mungkin.
  • Menilai Jawaban. Ketelitian dari pencatatan dan paraphrase tergantung kepada ketepatan penilaian pewawancara terhadap jawaban ataupun informasi yang diberikan pihak yang diwawancarai.
  • Terdapat 2 (dua) hal penting berkaitan dengan menilai jawaban:
  1. Sikap phenomenologi, artinya: kesediaan untuk menanggalkan semua konsepsi awal (preconceptions), prasangka (prejudice), dan motifsubyektif lainnya.
  2. Sikap faktual, artinya: tidak terkurung oleh jalan pikiran (reasoning) sendiri serta tidak menarik kesimpulan tanpa dasar suatu fakta yang obyektif.
Salah satu bentuk teknik komunikasi dalam audit yang banyak dilakukan adalah wawancara yang dituangkan dalam Berita Acara Permintaan Keterangan (BAPK). Menurut pasal 184 Kitab Undang – Undang Hukum Acara Pidana (KUHAP) disebutkan bahwa untuk membuktikan suatu tindak pidana, terdapat 5 (lima) alat bukti yang dapat diajukan, yaitu: keterangan saksi, keterangan ahli, surat, petunjuk, dan keterangan terdakwa. Terhadap keterangan saksi, keterangan ahli maupun keterangan terdakwa, penyidik menuangkannya ke dalam Berita Acara Pemeriksaan (BAP) yang nantinya menjadi satu dokumen dalam berkas penuntutan.

Bagi pelaksanaan pekerjaan audit, seorang auditor menghimpun data/informasi
yang dituangkan ke dalam Berita Acara Permintaan Keterangan (BAPK). Media ini tidak
berfungsi atau memiliki kekuatan hukum seperti BAP yang dibuat penyidik, akan tetapi
dalam proses penyidikan BAPK dapat dimanfaatkan oleh penyidik untuk
pengembangan dalam mencari alat-alat bukti yang memenuhi persyaratan hukum di
persidangan.

BAPK dibuat dengan tujuan mendokumentasikan proses wawancara dengan pihakpihak
yang terkait dengan kasus penyimpangan/kejahatan yang diaudit, baik tersangka,
saksi-saksi maupun pihak korban, yang dapat dipergunakan sebagai:
  1. Bukti konfirmasi atas materi temuan hasil audit kepada pihak-pihak yang diduga bertanggungjawab dan atau terkait atas suatu kasus penyimpangan/kejahatan;
  2. Bukti pelengkap dalam penyajian/pengungkapan fakta-fakta dan proseskejadian (modus operandi penyimpangan).
Jenis pertanyaan yang biasa dipakai dalam BAPK adalah:
  1. Pertanyaan umum/biasa (general questions). Pertanyaan jenis ini berkaitan dengan hal-hal yang bersifat umum yang tidak terfokus kepada masalah penyimpangan yang sedang diaudit. Biasanya dimulai dengan pertanyaan tertutup, yaitu jawaban yang diperoleh berbentuk pernyataan “ya, tidak, tidak tahu” dan sebagainya. Selanjutnya diikuti dengan pertanyaan terbuka yang jawabannya berbentuk kalimat penjelasan.
  2. Pertanyaan khusus (specific questions). Pertanyaan jenis ini terfokus pada aspek-aspek kasus penyimpangan yang sedang diaudit. Pada pertanyaan ini juga biasanya diawali dengan pertanyaan tertutup dan diteruskan dengan pertanyaan terbuka.
  3. Pertanyaan bersifat umpan (bait questions). Pertanyaan jenis ini biasanya dirancang untuk menggiring atau menjebak pihak yang diwawancarai. Biasanya pertanyaan jenis ini dikembangkan dari hasil investigasi atau dari wawancara sebelumnya dengan pihak yang diwawancarai atau pihak-pihak lain yang terkait.
Dalam melaksanakan teknik interogasi setiap pertanyaan harus efektif, artinya mempunyai tujuan yang jelas, tidak sekedar ingin tahu. Pertanyaan haruslah sederhana, tidak langsung, dan bersifat netral, tidak berbelit-belit serta jangan membingungkan. Auditor harus meyakinkan pihak yang diwawancarai, terutama terhadap saksi, jangan sampai memersulit posisi dan keamanannya, sehingga akan diperoleh informasi yang dapat dipercayai.

B. TEKNIK PRESENTASI
Media lain dalam berkomunikasi adalah presentasi, yaitu menyampaikan pesan
berupa ide atau gagasan kepada khalayak atau sekelompok orang melalui teknik
presentasi. Terdapat beberapa keuntungan dilakukannya penyampaian suatu pesan
melalui presentasi, yaitu:
  1. Teknik presentasi merupakan teknik yang efisien, karena dapat menghemat waktu dibandingkan apabila pesan berupa ide atau gagasan disampaikan dalam bentuk proposal tertulis.
  2. Teknik presentasi adalah teknik yang efektif, karena dengan komunikasi tatap muka tersebut umpan balik verbal maupun non verbal segera diperoleh.
  3. Teknik presentasi adalah teknik yang memiliki pengaruh yang besar. Melalui komunikasi lisan dengan media teknik presentasi memungkinkan penyaji memiliki peluang untuk memengaruhi para komunikannya. Sebagai contoh, sebagian besar orang sulit untuk mengatakan “tidak” secara pribadi dibandingkan melalui surat atau memorandum. Antusiasme, penampilan, isyarat vokal, dan faktor-faktor lain dapat meningkatkan kelebihan teknik ini sehingga teknik presentasi ini memiliki tingkat probabilitas keberhasilan yang lebih tinggi dibandingkan dengan teknik lain.
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam merencanakan suatu presentasi antara lain:
  • Kaji tujuan anda. Anda dapat bertanya kepada orang yang meminta anda berbicara, untuk meyakinkan bahwa anda berdua berada pada “panjang gelombang yang sama”. Pengkajian tujuan memaksa anda menentukan apa yang anda inginkan dari para penyimak dengan tepat. Contoh: anda memerlukan persetujuan pimpinan atas 5 (lima) obyek audit (auditan) yang dipilih dari sejumlah auditan sebagai usulan rencana audit di lingkungan bidang anda. Tujuan harus ditulis dalam kalimat yang sederhana, jelas, dan singkat yang memenuhi kriteria: deskriptif, spesifik, dan realistis.
  • Menganalisis khalayak. Penyaji harus memahami sifat badan atau pihak pengambil keputusan yang meliputi:
  1. Apa nama kelompok atau orang yang anda akan hadapi?
  2. Apa fungsi pengambil keputusan mereka?
  3. Siapa yang akan mengatur kelompok? Apa tanggung jawab pekerjaan mereka? Seberapa besar pengaruh yang akan dimiliki setiap orang dalam keputusan?
  4. Apa yang diketahui kelompok tentang anda?
  5. Apa kesan kelompok terhadap bidang yang anda wakili?
  6. Apa tanggapan terhadap proposal sebelumnya?
  • Mengembangkan gagasan utama. Pengembangan ide atau gagasan utama merupakan hal yang penting seiring dengan pengembangan awal dalamtujuan dan analisis khalayak. Tujuan ini selalu terpusat pada khalayak atau pihak yang akan disajikan. Contoh: Pelatihan keterampilan presentasi diperlukan supaya para ketua tim audit dapat lebih efisien dan efektif dalam memaparkan hasil auditnya kepada pengawas, pengendali mutu, maupun kepada pihak luar.
  • Mengembangkan pokok-pokok utama. Langkah berikutnya dalam persiapan adalah mengembangkan pokok-pokok utama atau kunci yang membentuk tulang punggung pesan atau yang merencanakan garis besar subdivisi utama. Setiap pokok utama harus mendukung, menggambarkan, atau memperjelas gagasan pokok dari suatu pesan. Karena para komunikan (penyimak) benar-benar perlu mengingat dan memahami pokok-pokok kunci, maka penyaji harus mengutarakannya dengan bahasa yang jelas, sederhana, dan ringkas. Pokok-pokok utama dapat menaati rangkaian perintah yang bersifat:
  1. Kronologis apabila tujuan penyaji berlaku selama rangkaian waktu tertentu. Pola ini adalah pola yang praktis untuk ringkasan informatif, namun dapat pula diadaptasi untuk proposal persuasif.
  2. Topikal. Pola ini berhubungan dengan topik. Topik utama dibagi ke dalam beberapa kategori. Seringkali, pola ini terkait dengan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal.
  3. Spasial. Pola ini disusun secara berurutan yang sistematis dari suatu topik utama. Pola ini lebih praktis untuk penyajian yang bersifat informatif walaupun dapat pula diadaptasi untuk membuat proposal persuasif.
  4. Kausal. Pola ini membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan akibat-akibatnya. Penyaji juga dapat membahas secara terbalik, yaitu dengan cara memeriksa kondisi yang sudah diketahui beserta akibatnya dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebabnya.
  5. Pemecahan masalah. Pola ini membagi topik menjadi 2 (dua) hal, yaitu: mendiagnosis masalah dan memberikan suatu cara untuk memecahkan masalah. Pola ini sangat cocok untuk proposal yang bersifat persuasif.
  6. Pemikiran bijaksana. Pola ini mencakup 6 (enam) tahapan, yakni: 
  • (1) mendefinisikan dan membatasi masalah; 
  • (2) menganalisis masalah; 
  • (3) menghasilkan pemecahan yang memungkinkan; 
  • (4) menilai pemecahan yang disarankan; 
  • (5) memilih pemecahan terbaik; dan 
  • (6) pelaksanaan pemecahan.
  • Sekuen termotivasi. Pola ini menggunakan sekuen gagasan yang melalui proses normal pemikiran manusia, akan memotivasi khalayak untuk menanggapi tujuan penyaji. Pola ini menggunakan 5 (lima) langkah, yakni: 
  1. perhatian; 
  2. kebutuhan; 
  3. pemuasan; 
  4. visualisasi; dan 
  5. tindakan.
  • Mengonsultasikan sumber-sumber informasi. Mengkonsultasikan sumber informasi yang tersedia untuk menambah pengetahuan dan wawasan penyaji merupakan langkah persiapan selanjutnya. Setelah memertimbangkan pengetahuan dan pengalaman anda sendiri, buatlah daftar pokok-pokok yang anda belum ketahui namun anda butuhkan, kemudian lakukan penyelidikan yang menyeluruh untuk memeroleh informasi tersebut. Anda dapat mendelegasikan tugas pengumpulan informasi ini kepada orang lain.
  • Mencatat data. Ketika mengumpulkan data, anda perlu mencatat data itu dalam bentuk yang akurat dan sistematis sehingga memudahkan anda memperoleh sumber-sumber untuk pembuktian atau referensi mendatang. Hal yang bijaksana apabila anda mengumpulkan lebih banyak informasi daripada informasi yang seharusnya anda gunakan dalam penyampaian pesan. Informasi tambahan ini berguna apabila anda tertantang oleh seorang anggota khalayak (komunikan) selama atau setelah presentasi.
  • Membuat sketsa presentasi. Setelah mengumpulkan dan membuat daftar materi, sketsa (garis besar/outline) harus anda susun secara berurutan yang logis. Buatlah sketsa dari semua materi dalam bentuk yang menurut anda paling berguna untuk menyusun kata-kata dan menyampaikan presentasi. Pada saat melakukan presentasi, keterampilan mengekspresikan diri secara efektif dan membangun keakraban tetap penting. Sebagian kesuksesan presentasi ditentukan oleh keterampilan-keterampilan tersebut di samping kejelasan isi.
C. KOMUNIKASI TERTULIS
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang diungkapkan kepada komunikan dengan cara tertulis. Komunikasi tertulis ini dituangkan dalam bentuk surat, kertas kerja, memo, dan laporan.

Yang patut diperhatikan dalam komunikasi tertulis adalah penulisan yang baik. Penulisan harus diusahakan agar tidak menimbulkan salah pengertian yang dapat menjadi hambatan dalam melakukan komunikasi. Persyaratan penulisan yang baik adalah:
  1. Ditulis dalam format atau bentuk yang menarik; 
  2. Memiliki maksud dan tujuan;
  3. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti;
  4. Penggunaan bahasa yang baik dan benar;
  5. Penggunaan bahasa disesuaikan dengan kemampuan pemahaman dari pihak pembaca;
  6. Mencerminkan pengertian terhadap masalah-masalah yang dihadapi atau yang dituju;
  7. Hindari penggunakan kata atau kalimat yang dapat membingungkan pembaca; dan
  8. Menunjukkan budi bahasa dan kewibawaan penulis.
Bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam audit antara lain adalah:
  1. Laporan Hasil Audit.
  2. Kertas Kerja Audit.
  3. Daftar Pertanyaan (Kuesioner).
  4. Konfirmasi.
Apabila tim audit secara geografis berjauhan atau apabila dibutuhkan data kuantitatif, teknik kuesioner dapat menjadi media yang paling berguna. Daftar Pertanyaan memungkinkan individu anggota tim untuk menuliskan apa yang mereka rasa tidak pantas untuk diungkapkan secara lisan. Lebih dari itu, kuesioner dapat dianalisis secara akurat dan dapat memberikan data kuantitatif yang solid untuk mendukung temuan data kualitatif. 

Contoh kuesioner adalah sebagai berikut:
Audit dilakukan terhadap proyek pemberantasan hama wereng pada lahan pertanian seluas 30 hektar di daerah Kabupaten X pada tahun anggaran 2005. Kuesioner diberikan kepada sejumlah petani berjumlah 90 orang. 

Contoh pertanyaan-pertanyaannya sebagai berikut: 

Konfirmasi adalah surat permintaan penegasan dengan pihak ketiga mengenai suatu data atau informasi sehingga auditor akan meyakini kebenaran dari angka-angka pembukuan, bukti-bukti pengeluaran maupun bukti-bukti penerimaan dan bukti-bukti lainnya. Sebagai contoh, Catatan Bendaharawan Proyek Pengadaan untuk lahan seluas 20 ha di Kabupaten X menunjukkan saldo bank per 15 Februari 2007 sebesar Rp 17.500.000,00. Untuk lebih meyakinkan auditor, apakah saldo bank tersebut sesuai dengan yang tersimpan di Bank, maka diadakan konfirmasi dengan Bank yang bersangkutan. 

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Pengertian Teknik Komunikasi Audit Menurut Ahli"

Posting Komentar

Blog ini jauh dari kata sempurna sehingga memerlukan Saran dari Sobat Pembaca