Pengertian Dan Konsep Komunikasi Audit Menurut Ahli

Pengertian Dan Konsep Komunikasi Audit 
A. MANFAAT KOMUNIKASI DALAM AUDIT
Teknik Komunikasi Audit (TKA) adalah penerapan komunikasi di dalam audit. Di dalam TKA akan dibahas tentang keterampilan berkomunikasi dan penerapannya di dalam kegiatan audit.

Komunikasi adalah bagian integral dalam audit. 
Mulai dari perencanaan penugasan, pelaksanaan pengujian, hingga pemantauan tindak lanjut, semuanya memerlukan keterampilan berkomunikasi untuk menghasilkan yang terbaik.

Dengan menerapkan keterampilan berkomunikasi, pelaksanaan audit akan berjalan secara efektif dan efisien, (efektif dalam arti, audit dapat mencapai hasil-hasil yang diinginkan; efisien karena proses audit dapat dilaksanakan dengan lancar sehingga sumber daya audit benar-benar digunakan untuk mencapai tujuan audit), dalam hal:
  1. Memeroleh data dan informasi yang diperlukan dalam pengujian audit. Audit dapat dipandang sebagai proses pengumpulan dan pengujian informasi untuk menghasilkan simpulan dan rekomendasi. Pemilik data dan informasi adalah auditan, jika perolehan data dan informasi tidak memadai, maka audit tidak akan mencapai hasil yang memuaskan.
  2. Mengendalikan dan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan tim audit. Audit dilaksanakan oleh tim yang terdiri dari individu-individu. Audit juga menjalankan aktivitas-aktivitas yang saling terkait. Komunikasi yang baik dalam tim akan membuat interaksi individu dan rangkaian aktivitas dalam audit dapat berjalan dengan baik. Masalah-masalah dapat diselesaikan bersama sehingga hambatan dalam proses audit dapat diminimalkan.
  3. Meningkatkan mutu audit. Jika aktivitas-aktivitas dasar dalam audit, seperti pengumpulan informasi, pengujian, dan penyampaian hasil audit dapat berjalan dengan lancar, maka konsentrasi tim audit dapat diarahkan pada usaha peningkatan mutu audit. Misalnya, jika perolehan informasi menjadi mudah dan cepat, maka tim audit dapat berkonsentrasi untuk memilih proses analisis yang lebih tepat.
  4. Memerbaiki citra auditor internal. Selama ini, auditor telah dicitrakan secara keliru, sebagai sosok yang tidak ramah, sibuk sendiri, bahkan sering dianggap sewenang-wenang. Citra-citra tersebut menyulitkan auditor dalam menjalin kerjasama dengan auditan. Auditan yang mempunyai citra yang keliru tentang auditor akan cenderung untuk tertutup, tidak mau bekerjasama, menghindar, bahkan dapat mendorong mereka untuk menghambat pekerjaan auditor. Dengan keterampilan komunikasi antar pribadi, citra ini dapat dikurangi, kemudian dibangun citra auditor yang lebih terbuka, siap bekerja sama, dan memosisikan auditan sebagai mitra dalam pelaksanaan auditnya.

B. PROSES KOMUNIKASI
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol biasa atau umum. Proses komunikasi merupakantahap-tahap antara komunikator dengan komunikan yang menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P. Robbins proses komunikasi meliputi 7 (tujuh) bagian, yakni:
  1. Sumber komunikasi;
  2. Pengkodean;
  3. Pesan;
  4. Saluran;
  5. Pendekodean;
  6. Penerima;
  7. Umpan balik.
Ketujuh bagian dari suatu proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar Proses Komunikasi

Sumber komunikasi atau komunikator mengawali proses komunikasi dengan pesan yang dikemas dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol. Pesan adalah sesuatu yang dikomunikasikan. Semuanya itu disampaikan dengan kemasan kode tertentu. Pengemasan suatu pesan melalui proses encoding memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu komunikasi. Encoding adalah proses untuk memilih simbol-simbol yang digunakan untuk membentuk pesan. Simbol-simbol ini bisa berbentuk verbal dan non verbal.
 
Kemudian pesan tersebut disampaikan melalui berbagai saluran yang disebut media penyaluran pesan. Penyaluran pesan secara umum dapat dibagi menjadi saluran tatap muka dan melalui media. Saluran tatap muka terjadi saat komunikator dengan komunikan dapat bertemu langsung dan bertatap muka tanpa media perantara. Sedangkan contoh komunikasi melalui media adalah surat, dokumen, telepon, dan email. Pertemuan jarak jauh menggunakan real-time video atau dikenal dengan teleconference, dapat digolongkan sebagai saluran melalui media.

Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan simbol-simbol yang diterima ke dalam suatu ragam yang dapat dipahami oleh komunikan. Inilah yang disebut sebagai decoding pesan. Sebagaimana saat encoding, tahap decoding juga dipengaruhi oleh keterampilan, sikap, pengetahuan dan sistem sosial budaya. Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan pentransferan pesan dimaksud. Tahapan ini sangat penting dalam kegiatan organisasi termasuk kegiatan pelaksanaan audit. Peran monitoring dan reviu pelaksanaan audit oleh Ketua Tim atau Pengendali Teknis merupakan salah satu media umpan balik atas penugasan audit.

C. JENIS KOMUNIKASI
Komunikasi dapat diklasifikasikan menurut berbagai sudut pandang. Di sini kita akan klasifikasikan komunikasi dalam 3 sudut pandang saja, yaitu menurut cara komunikasi, pihak yang terlibat dalam komunikasi, dan kode yang digunakan.

Klasifikasi komunikasi menurut caranya terdiri dari komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi lisan adalah komunikasi dimana komunikatornya yang menyampaikan pesan secara langsung oleh pihak komunikan tanpa media berupa tulisan atau teks. Termasuk dalam komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, wawancara, komunikasi lewat telepon, presentasi dan teleconference. Sedangkan komunikasi tulisan adalah penyampaian pesan secara tertulis dari komunikator kepada komunikannya. Termasuk dalam komunikasi tulisan adalah surat-menyurat, dokumentasi kegiatan dalam bentuk tertulis, konfirmasi, sms, dan penyampaian laporan tertulis.

Komunikasi dapat diklasifikasikan menurut pihak yang terlibat dalam komunikasi, yaitu:
  1. Komunikasi intrapersonal. Komunikasi ini melibatkan diri sendiri sebagai komunikator dan komunikannya. Contohnya, ketika berintrospeksi diri, maka akan terjadi dialog di dalam pikiran seseorang. Dialog ini adalah bentuk dari komunikasi intrapersonal.
  2. Komunikasi interpersonal. Komunikasi ini melibatkan lebih dari satu orang sebagai pihak komunikatornya dan komunikannya. Misalnya, ketika seorang anggota tim menyampaikan kesulitannya dalam melaksanakan pengujian kepada ketua tim, maka di sini terlihat bahwa ada 2 orang yang terlibat dalam komunikasi, 1 orang berperan sebagai komunikator, seorang lagi menjadi komunikan. Komunikasi kelompok termasuk dalam jenis komunikasi ini. Contoh komunikasi kelompok adalah rapat tim audit untuk menyepakati hasil audit atau presentasi hasil audit kepada para pimpinan auditan.
  3. Komunikasi Massa. Komunikasi ini melibatkan pihak komunikan dalam jumlah besar, kepada masyarakat umum atau biasa kita sebut publik. Contoh komunikasi ini adalah siaran radio, berita koran, acara TV, temu pers, dan sebagainya.
Komunikasi juga dapat diklasifikasikan menurut kode yang digunakan, yaitu komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan kode-kode bahasa seperti kata-kata dan kalimat. Contoh komunikasi verbal adalah surat dan percakapan. Sedangkan komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kode-kode bahasa. Contoh komunikasi non verbal adalah foto, gerak tubuh, sirine, dan sebagainya.

D. BENTUK TEKNIK KOMUNIKASI AUDIT
Teknik komunikasi yang umum digunakan dalam audit adalah:
  1. Wawancara. Wawancara merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan secara lisan dengan metode tanya jawab yang mempunyai tujuan. Wawancara digunakan oleh auditor untuk memeroleh data ataupun fakta yang diperlukan. Wawancara merupakan alat yang sangat baik untuk memeroleh informasi, pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, masa depan ataupun tanggapan seseorang mengenai sesuatu hal, karena auditor dapat menangkap aksi, reaksi seseorang dalam bentuk gerak-gerik dan ekspresi saat wawancara berlangsung.
  2. Daftar pertanyaan (kuesioner). Daftar pertanyaan adalah metode pengumpulan informasi yang mengajukan pertanyaan secara tertulis dan mengharapkan jawaban secara tertulis pula. Apabila tim audit secara geografis berjauhan atau apabila dibutuhkan data kuantitatif, teknik kuesioner dapat menjadi media yang paling berguna. Kuesioner memungkinkan individu untuk menuliskan apa yang mereka rasa tidak pantas untuk diungkapkan secara lisan. Lebih dari itu, kuesioner dapat dianalisis secara akurat dan dapat memberikan data kuantitatif yang solid untuk mendukung temuan data kualitatif.
  3. Konfirmasi. Konfirmasi adalah permintaan penegasan kepada pihak ketiga mengenai kebenaran suatu data atau informasi. Sebagai contoh, auditor meminta penegasan atas informasi bahwa pihak A di provinsi lain telah menerima kiriman barang, maka auditor mengkonfirmasi ada tidak penerimaan barang yang dilakukan oleh pihak A.
  4. Data terbuka. Data terbuka adalah metode pengumpulan data menggunakan pertemuan kelompok. Sebagai contoh, auditor ingin mendapatkan informasi dari beberapa orang anggota koperasi tentang jumlah pinjaman yang diterima dan jumlah biaya yang harus dibayar oleh mereka, maka auditor mengadakan pertemuan dengan mereka. Auditor tidak melakukan wawancara satu per satu, melainkan menanyakan langsung kepada seluruh peserta pertemuan.
  5. Presentasi. Presentasi adalah penyampaian pesan berupa ide atau gagasan kepada khalayak atau sekelompok orang. Presentasi adalah komunikasi yang dilaksanakan dengan tatap muka. Dalam presentasi bukan hanya pesan verbal yang dapat ditangkap, pesan non verbal juga penting untuk diperhatikan.
  6. Rapat. Rapat adalah komunikasi kelompok yang digunakan untuk bertukar pikiran dalam memahami sesuatu atau menyelesaikan masalah. Rapat adalah bentuk komunikasi yang lazim kita temui di dunia kerja. Dalam audit, rapat ini bisa dilaksanakan intern tim, atau melibatkan pihak auditan.
  7. Laporan Hasil Audit. Laporan hasil audit adalah media penyampaian hasil audit kepada pihak-pihak yang berkepentingan secara tertulis. Setiap penugasan audit harus menghasilkan laporan, meskipun untuk penugasan yang tidak mencapai tujuan sebagai akibat dari berbagai faktor, misalnya sangat buruknya sistem pengendalian auditan yang menyebabkan auditor kesulitan dalam menentukan validitas dokumen-dokumen yang ditemuinya.

Tidak semua bentuk komunikasi tersebut akan dibahas dalam modul ini. Bentuk komunikasi yang akan dibahas lebih jauh adalah wawancara, presentasi, dan konfirmasi.

E. FAKTOR PENTING DALAM KOMUNIKASI 
Ada 2 faktor penting yang harus diperhatikan dalam komunikasi. Pertama, faktor manusia, dan kedua, hambatan dalam proses komunikasi. Manusia adalah faktor penting pertama yang harus diperhatikan karena komunikasi selalu melibatkan manusia. Saat Anda menulis pesan-pesan di atas secarik kertas, harus diingat bahwa surat tersebut pada akhirnya akan dibaca oleh komunikan untuk mewakili kehadiran anda. Anda harus memerhatikan pilihan kata dan susunan kalimat agar komunikan dapat menangkap pesan dengan jelas dan menanggapinya secara tepat.

Setiap individu memiliki keunikan. Tiap individu memiliki ciri fisik dan psikis yang berbeda, bahkan kembar identik. Perbedaan antar individu harus dimengerti agar dapat melaksanakan komunikasi dengan baik. Individu dapat berbeda dalam hal:
  1. Ciri fisik. Perbedaan ras hingga perbedaan suku bangsa menyebabkan tiap individu memiliki ciri fisik yang berbeda. Perbedaan fisik individu dapat terlihat dari wajah, bentuk dan ukuran tubuh.
  2. Konsep diri. Konsep diri adalah persepsi seseorang terhadap dirinya sendiri. Tiap individu memiliki konsep diri yang akan berbeda dengan individu lain. Ada orang yang punya konsep diri, “Saya pemalu.”, tetapi individu lain punya konsep diri, “Saya senang bergaul.” Perbedaan ini sering tidak tampak dalam pertemuan yang singkat. Konsep diri baru bisa dinilai karena adanya kecenderungan individu untuk menghadapi secara konsisten berbagai situasi yang berbeda sesuai dengan konsep diri yang dimilikinya.
  3. Keyakinan. Keyakinan yang dimaksud di sini adalah sikap mental atas segala sesuatu yang diyakini sebagai hal yang benar dan salah. Seseorang bisa memiliki keyakinan yang berbeda dengan orang lain terhadap masalah yang sama. Sebagai contoh, auditor yakin bahwa suatu penyimpangan dari prosedur baku tidak perlu dilakukan agar tidak terjadi konsekuensi yang buruk bagi organisasi. Sebaliknya, auditan bisa punya keyakinan bahwa jika penyimpangan tidak dilakukan, maka akan terjadi konsekuensi yang lebih buruk bagi organisasi.
  4. Kepribadian. Kepribadian adalah suatu organisasi dinamis dalam diri individu yang sistem psikofisiknya menentukan karakteristik, tingkah laku, serta cara berpikir seseorang. 1 Contoh perbedaan kepribadian adalah adanya tipe kepribadian menurut Carl Gustav Jung yang membagi kepribadian berdasarkan arah perhatian. Tipe-tipe tersebut adalah introverse, ekstroverse, dan ambiverse. Jika perhatiannya lebih ditujukan keluar dari dirinya yakni sekelilingnya, maka orang tersebut digolongkan sebagai tipe extroverse. Jika perhatiannya lebih dominan ditujukan ke dalam dirinya sendiri, maka tipe kepribadian orang tersebut adalah introverse. Sedangkan tipe ambiverse memiliki arah perhatian yang berada di antara 2 titik ekstrim tipe ekstroverse dan tipe introverse.
  5. Sikap dan perilaku. Secara umum sikap dan perilaku seseorang ditentukan oleh konsep diri dan keyakinan, tetapi pada kondisi dan situasi tertentu, seseorang dapat bersikap dan berperilaku yang tidak konsisten dengan konsep diri dan keyakinannya. Hal ini biasa terjadi saat seseorang merasa perlu melindungi dirinya. Sebagai contoh, seseorang sehari-hari berperilaku terbuka, tetapi ketika ditanyakan sesuatu yang menyangkut kesalahan yang pernah dilakukannya, dia berubah menjadi tertutup sekali.
Faktor penting kedua yang perlu diperhatikan dalam komunikasi adalah adanya hambatan dalam proses komunikasi. Hambatan-hambatan tersebut dapat diidentifikasikan berdasarkan elemen-elemen komunikasi, yaitu:
  1. Hambatan pada komunikator dan komunikan. Hambatan ini disebabkan oleh adanya perbedaan individu, perbedaan peran dan kedudukan organisasional, dan perbedaan budaya. Sebagai contoh, seorang auditor yang kurang pengalaman merasakan kecemasan yang tinggi saat harus mewawancarai pimpinan auditan. Kecemasan tersebut membuat situasi wawancara menjadi sangat kaku. Auditan pun menjadi bersikap tertutup, karena ingin berhati-hati agar keterangannya tidak menyulitkan di kemudian hari.
  2. Hambatan pada kode-kode yang digunakan. Tiap profesi memiliki istilah teknis yang berbeda. Beberapa memiliki kesamaan istilah tetapi berbeda makna. Misalnya, istilah konfirmasi, bagi auditor konfirmasi adalah komunikasi tertulis untuk menegaskan sesuatu, sedangkan auditan memahami istilah konfirmasi sebagai penegasan terhadap suatu informasi, tanpa memerhatikan hal tersebut dilaksanakan secara tertulis atau lisan.
  3. Hambatan pada saluran komunikasi. Hambatan pada saluran komunikasi ini umumnya bersifat teknis. Contohnya, wawancara terganggu karena ruangan yang terlalu bising, komunikasi telepon yang tidak jelas karena kerusakan pada pesawat telepon, dan sms yang tidak dapat terkirim karena sinyal komunikasi yang buruk.
  4. Hambatan situasi komunikasi. Hambatan ini berkaitan dengan suasana psikologis yang terjadi saat komunikasi berlangsung. Hambatan ini bisa berupa konflik, prasangka, ketegangan, kekakuan, dan kebosanan.
Perbedaan antar individu dan hambatan-hambatan komunikasi perlu menjadi pertimbangan komunikator dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi komunikasi. Misalnya, ketika komunikator menyadari adanya kemungkinan perbedaan arti pada istilah-istilah teknis yang digunakan, maka dia perlu mengurangi penggunaan istilah teknis. Dalam pelaksanaan, komunikator perlu meyakinkan bahwa antara dia dengan komunikan memiliki pengertian yang sama atas suatu istilah. 

Selanjutnya, ketika mengevaluasi hasil komunikasi, komunikator harus memerhatikan umpan balik dari auditan untuk memastikan bahwa istilah-istilah, bahkan kalimat-kalimat, telah dipahami dengan arti yang sama. Contoh lain, ketika komunikator mengetahui bahwa suhu ruangan terlalu panas dan menimbulkan perasaan tidak nyaman, artinya terjadi hambatan pada saluran komunikasi, maka komunikator perlu meminta kesediaan komunikan untuk pindah ruangan.

Subscribe to receive free email updates:

0 Response to "Pengertian Dan Konsep Komunikasi Audit Menurut Ahli"

Posting Komentar

Blog ini jauh dari kata sempurna sehingga memerlukan Saran dari Sobat Pembaca